Content publizieren und managen

Erstellen von professionellem Content mit einzigartigen Layout-Vorlagen und umfangreichen Dokumenten-Management Funktionen

Mit IntelliEnterprise können alle Arten von Informationen (Dokumente, Webseiten, Videos, Wikis, Blogs u.s.w.) und Daten aus beliebigen Quellen verwaltet und gepflegt werden.Mit dem Information Management in IntelliEnterprise können Unternehmen den gesamten Lebenszyklus aller Dokumente und aller Content-Typen effizient verwalten. Dadurch wird Chaos durch veralteten Content vermieden und Content-Pflege nicht weiter dem Zufall überlassen.   

Die Möglichkeit Content beliebig zu filtern, zu aggregieren und rollenbasiert an die Benutzer zu verteilen, stellt sicher, dass den Benutzern stets die richtige Information zur richtigen Zeit zur Verfügung steht.

Funktionen im Spotlight

NOMOBOCO Editor

Mit dem einzigartigen “NO MOre BOring COntent” Editor wird das Publizieren von professionellem Content kinderleicht. Durch einfaches Drag and Drop aus einer Vielzahl von fertigen Layout-Bausteine in das zur erstellende Dokument, kann jeder schnell und einfach professionelle Artikel publizieren, in denen selbst Bilder und Videos schon ansprechend eingebunden sind. Der große Unterschied zu anderen Editoren-Tools besteht darin, dass der NOMOBOCO Editor den gesamten Content automatisch “responsiv” publiziert. Dadurch kann ein und derselbe Arikel auf allen Geräten und Form-Faktoren angezeigt werden. Vom großen Bildschirm bis hin zum Smartphone werden nicht nur die Texte, sondern auch die Bilder automatisch dem Gerät angepasst – ohne eine Zeile Code!  

HTML5 Editor

Der WYSIWYG Editor ist ein elementarer Bestandteil in jedem Intranet CMS. Der WYSIWYG Editor in IntelliEnterprise ist browser-basiert, mit umfangreichen Funktionen und einer vertrauten Benutzer-Oberfläche, ähnlich zu Microsoft Word. Der Editor erzeugt HTML5 Websites, die in allen gängigen Web-Browsern ohne zusätzliche Plugins angezeigt werden können.  

Microsoft Office Integration

Mit der einzigartigen “Direct Edit” Funktion können alle Microsoft Office Dokumente direkt in MS Word geöffnet und bearbeitet werden. Der gesamte Prozess: Download – Check-out – Upload verläuft automatisch im Hintergrund. Dadurch wird das Pflegen von Dokumenten in MS Word massiv beschleunigt und vereinfacht. WORKS WITH MICROSOFT OFFICE ON PC

HTML5 Video Streaming

Ermöglicht einen “Corporate YouTube” Kanal im Intranet für Tutorials, Training-Videos, Marketing, Präsentationen, Unternehmens-Berichte, Meetings und alles weitere was mit Mitarbeitern geteilt werden soll.  Der Content wird mit einem HTML5 web player  wieder gegeben und keine weiteren Plugins oder Flash.

Content Management

Mit dem umfangreichen IntelliEnterprise CMS können Sie ihren gesamten Content ganz einfach erfassen, speichern und pflegen. Es verbindet alle Anforderungen eines klassischen CMS (Content-Management-System) mit den Ansprüchen an ein DMS (Dokumenten-Management-System) um damit alle Arten von Content von HTML-Websites über Office-Dokumenten bis hin zu PDFs, Bilder und Videos managen zukönnen.

Funktionen im Spotlight

Dokumenten Manager

Zeigt alle Dateitypen in einem nach Datum sortierbaren Katalogliste an. Jedes Dokument kann direkt aus der Liste mit anderen geteilt, geändert oder gepflegt werden.Der Datei-Upload ermöglicht es mehrere Dokumente gleichzeitig hoch zu laden und diese automatisch mit Tags (Schlagworten) zu versehen.   

Dabei können für jedes Dokument folgende Eigenschaften festgelegt werden:

  • Vorschaubild anzeigen
  • Anzeigen von Tags (Schlagworte) und Metadaten
  • Filtern von Dokumenten nach Tags und Metadaten
  • Download von Dokumenten gestatten/sperren
  • Anzeigen einer Beschreibung oder Zusammenfassung
  • Rating und Kommentare gestatten

Versions-Historie

Alle Versionen eines Dokuments oder einer HTML-Site werden als Historie gespeichert. Diese Historie kann dazu dienen alte Versionen wieder herzustellen. Die Historie wird ebenfalls zur Erfüllung gesetzlicher Archivierungspflichten benötigt. Die Versions Kontrolle verbessert zudem die Qualitätsüberprüfung der publizierten Dokumente, da alle Zugriffe und Änderungen in der Historie aufgezeichnet werden. Spezielle Workflows, zur Aufzeichnung sämtlicher Änderungen an einem Dokument, vermeiden somit kontraproduktive Änderungen oder versehntliches Löschen.

Freigabe Workflow

Dynamischer, mehrstufiger Freigabe-Workflow für neue oder aktualisierte Dokumente. Zum Beispiel kann der Freigabeprozess ganz einfach so definiert werden, dass die Zustimmung von zwei Vorgesetzten benötigt wird, bevor Änderungen an einem Dokument übernommen werden dürfen.

Lifecycle Management

Mit Hilfe des Lifecycle-Management können Sie ihren Content mit einem Mindesthaltbarkeitsdatum versehen und sicher stellen, dass der Content immer auf dem aktuellsten Stand bleibt. Zusätzlich besteht die Optionen einen Workflow zu starten, der einen zuständigen Benutzer zur inhaltlichen Überprüfung eines Dokuments auffordert. Oder der Content kann automatisch in ein Archiv verlagert werden, wo er nur für berechtigte Benutzer zugänglich bleibt.

Automatische Erstellung von Vorschau-Bildern

Für alle Dokumente, PDFs und HTML-Sites können Vorschaubilder automatisch generiert werden, die dann in den Listen der jeweiligen Dokumente oder Seiten angezeigt werden.  

Als Web Folder öffnen

Der “Als Web Folder öffnen”-Befehl ermöglicht es Benutzern jeden Ordner direkt aus dem Intranet heraus im Windows Explorer zu öffnen.
Voraussetzung: INTERNET EXPLORER

Content publizieren

Erhöhen Sie das Engagement Ihrer Benutzer mit speziellen Tools um aktuellen Content schnell und effizient im Intranet gezielt an die richtige Benutzergruppe zu verteilen.

Funktionen im Spotlight

News Board

Zeigt die neuesten Nachrichten oder aktualisierten Dokumente aus einer oder verschiedener Kategorien an. Der Aufbau ist interaktiv: Durch das Bewegen der Maus über eine Schlagzeile öffnet sich ein Vorschaufenster mit einem Auszug des Artikels. Durch Klicken auf die Schlagzeile wird der Artikel geöffnet und der vorherige geschlossen.

News

Dieses Portlet zeigt die zuletzt, in ein oder mehreren Kategorien, veröffentlichten und überarbeiteten Dokumente an. Dabei stehen umfangreiche Layoutmöglichkeiten zur Verfügung:

  • News Liste oder Nachrichten-Ticker
  • wahlweise Anzeige der Kurzbeschreibung
  • Erzeugen von Zusammenfassungen (“Anreisser”/”Teaser”)
  • Anzeige von Vorschaubildern
  • Auswahl der Artikel-Anzahl

Lese Bestätigung

Für bestimmte Benutzergruppen kann festgelegt werden, ob diese Benachrichtigungen über neue oder aktualisierte Dokumente erhalten sollen. Die Benutzer müssen dann nach dem Öffnen und Lesen des Dokuments bestätigen, den Inhalt gelesen zu haben. Diese Funktion ist insbesondere zum nachweislichen Dokumentieren der Kenntnisnahme bei Änderungen von Arbeitsanweisungen, durch jeden einzelnen Mitarbeiter, überaus hilfreich. Durch einen fortlaufenden Bericht wird festgehalten welcher Mitarbeiter den Inhalt gelesen oder auch nicht gelesen hat.  

‘Do it yourself’-Newsletter

Der Do-It-Yourself Newsletter ist ein täglicher oder wöchentlicher Newsletter, der individuell zusammen gestellt werden kann. Er kombiniert die Vorteile der persönlichen Benachrichtigungsfunktion und der Gruppen-Benachrichtigung in einem einzigen Newsletter. Die Benutzer wählen selber aus, welche Informationen sie erhalten möchten, wie oft sie diese erhalten wollen und wie viele Details sie jeweils im Newsletter empfangen möchten. Administratoren können festlegen, welche Informationen an welche Gruppe oder Benutzerrolle gesendet werden sollen.